Этапы внедрения kpi в компании. Как внедрить систему KPI в компании. Уровни выполнения KPI

Вводная. Общее описание типовых процессов в компаниях

Любая компания состоит из множества бизнес-процессов: начиная от стратегического и финансового управления до детального планирования производственных процессов и управления качеством производимых товаров/услуг.

В каждой компании своя степень формализации процессов.

В некоторых компаниях процессы не формализованы и работают «по наитию», а в некоторых формализованы и разработаны жесткие регламенты с выделением этапов работы, должностных обязанностей и зон ответственности.

Все зависит от размера компании, объема работы и необходимой степени контроля.

Для достижения успеха компании, быстрой адаптации к изменяющемуся рынку, обеспечению качества работы и скорости предоставления услуг необходимо контролировать деятельность компании, как в оперативной, так и в долгосрочной перспективе.

Любому руководителю компании и уж тем более собственнику бизнеса необходимо понимать результативность деятельности компании и ее сотрудников. При этом нельзя забывать, что помимо повседневных «текущих» задач, также необходимо выполнять задачи направленные на достижение стратегических целей компании.

Стратегические цели компании могут быть описаны как в укрупненном виде, так и проработаны детально. В любом случае, любые цели должны быть измеримы и реализуемы.

Для реализации и отслеживания финансовых и не финансовых показателей достижения стратегических целей обычно используют систему сбалансированных показателей (Balanced ScoreCard, BSC), которая в свою очередь использует набор показателей KPI для измерения результатов деятельности и степени достижения поставленных целей.

KPI. Общее описание

Согласно стандарту системы менеджмента качества (ISO 9000:2008. Quality management systems. Fundamentals and vocabulary):

KPI (Key performance indicators) – это ключевые показатели эффективности и результативности, при этом эффективность определяется как соотношение затраченных ресурсов и достигнутых результатов, а результативность как степень достижения запланированных результатов.

Система KPI применима в любой сфере деятельности и ориентирована на руководство компании для отслеживания эффективности и результативности деятельности.

Внедрение системы KPI в компании позволит:

Управлять результативностью компании в целом и контролировать достижение стратегических целей компании

Осуществлять оценку работы компании, подразделений, конкретных сотрудников в оперативной и долгосрочной перспективе

Выявить закономерности развития как бизнеса в целом, так и отдельных бизнес- процессов

Обеспечить мотивацию сотрудников на достижение стратегических целей компании

Повысить лояльность сотрудников и обеспечить эффективную систему оплаты труда

Повысить лояльность клиентов и удовлетворенность качеством предоставляемых товаров/услуг

Снизить стоимость бизнес процессов и себестоимость продуктов

Классификация показателей KPI Ключевые показатели принято разделять на запаздывающие и опережающие.

Запаздывающие показатели = результирующие. Используются для мониторинга результатов деятельности и достижения поставленных целей по окончании отчетного периода. Именно они задают стратегическое направление деятельности, то, чего компания хочет добиться по окончании отчетного периода.


Опережающие показатели = оперативные. Опережающие используются для мониторинга оперативной деятельности сотрудников для дальнейшего достижения Запаздывающих показателей, т.е. показателей по достижению поставленных целей по окончании отчетного периода.

Требования к показателям KPI

Показатели могут разрабатываться в привязке к целям организации, к целям подразделений, к бизнес-процессам, к функциям и зонам ответственности сотрудников в соответствии с их должностными инструкциями.

Для компаний работающих по различным бизнес- направлениям, по каждому бизнес- направлению разрабатывается своя группа KPI показателей. Например, таким образом можно отслеживать деятельность филиалов и соответствие их целям компании в целом.

При разработке любого показателя необходимо фиксировать ответственное лицо, отвечающее за реализацию данного показателя. Если показатель в целом по компании, ответственным лицом может быть назначен генеральный директор, который в свою очередь распишет более детальные цели и задачи для своих подчиненных сотрудников. Аналогично по целям подразделений.

Основные требования к показателям:

Показатели должны стимулировать работу сотрудника

Показатели должны быть четко определены и измеримы

Показатели должны быть реальны и достижимы

Показатели должны быть распределены в соответствии с зонами ответственности сотрудников

При разработке KPI рекомендуется использовать не более 10 ключевых показателей, что позволит исключить перегрузки руководства по планированию и отслеживанию показателей. Для мотивации сотрудников принято использовать 3-5 показателей KPI.

Процесс разработки и внедрения системы KPI

Разработка системы показателей KPI осуществляется комплексно для всей компании в целом и состоит из этапов:

Инициация проекта


Разработка методологии


Разработка системы KPI

Инициация проекта

Любой проект начинается с инициации: предварительного обследования, оценки целесообразности, согласования и утверждения проекта, формирования ответственных лиц и комплектования проектной команды.

Разработка методологии

Для разработки KPI необходимо разработать методологию, обеспечивающую соответствие KPI целям компании и организационной структуре.

При разработке методологии осуществляется:

Формализация и оптимизация организационной структуры

Определение перечня должностей, для которых будет использоваться система KPI

Определение ключевых показателей KPI, порядка их расчета и весов с учетом стратегических целей компании и утвержденной мотивационной модели

Определение форм отчетности

Формирования регламента планирования, исполнения и контроля KPI

Разработка, согласование и утверждение мотивационной модели для выбранных должностей с учетом KPI

Результатом этого этапа будет проработанная методология с разработанными показателями KPI и регламентирующими документами.

Разработка системы KPI

Для мониторинга и контроля деятельности компании необходимо создание единой информационной системы.

Основные этапы разработки, настройки и внедрения системы KPI:

Написание технического задания


Разработка и настройка системы


Тестирование системы


Обучение пользователей


Ввод системы KPI в эксплуатацию

Результатом этапа будет формирование единой системы KPI, обеспечивающей единое хранилище управленческих показателей, сбор и анализ KPI по компании.

Примеры показателей для оценки результатов работы

В зависимости от целей компании, при разработке KPI показателей используют различные подходы, но можно выделить общий принцип разработки показателей: вначале определяем бизнес цель, а потом уже формируем показатели.

В качестве примера рассмотрим цель компании: С 01.01.2014 по 31.12.2014 ежемесячно увеличить объем продаж на 10%. Таким образом, сразу формируются показатели для Сотрудника отдела продаж:

Показатель	Расчет	Комментарий
Плановый объем продаж на текущий месяц	Фактический объем продаж прошлого месяца + 0,1 (10%) * Фактический объем продаж прошлого месяца	Используется также для того, чтобы сотрудник видел фактическое целевое значение выполнении плана продаж на период
Фактический объем продаж по результатам отчетного месяца	Вычисляется либо вручную, либо автоматически
Коэффициент % увеличения объема продаж (ежемесячно)	(Фактический объем продаж по результатам отчетного месяца * 100% / Плановый объем продаж на текущий месяц) – 100 %	Получаем фактический коэффициент % увеличения/уменьшения объема продаж
Ежемесячная оценка выполнения плана продаж	Если > либо = 10%	Цель выполняется в соответствии с нормативом, сотруднику начисляется премия
	Если Коэффициент % увеличения объема продаж < 10%	Цель не выполняется. Необходимо выяснять и устранять причины не выполнения плана.

Примеры возможных показателей:

Ответственное лицо	Показатель	Цель
Топ-менеджеры, руководители	EBIT (earnings before interest and tax), Прибыль до уплаты налогов и процентов	Увеличение прибыли компании, оценка рентабельности бизнеса, система мотивации руководства
	Gross profit, уровень прибыльности, отношение валовой прибыли к общему объему продаж
Менеджеры	Количество новых клиентов за период	Выполнение плана продаж, мотивация, расчет премий
	Средний объем продаж
	Средняя сумма чеков
	Отсутствие отказов по заказам	Повышение лояльности клиентов, повышение качества обслуживания, повышение объема продаж, мотивация, расчет премий
Сотрудник отдела кадров (HR подразделение)	Коэффициент оттока кадров, отношение числа уволенных сотрудников к общему среднесписочному числу сотрудников за период	Уменьшение оттока кадров, мотивация, расчет премий
Сотрудники компании	Эффективность сотрудника по перечню оперативных и долгосрочных задач	Повышение эффективности работы каждого сотрудника компании

Для дальнейшей оценки показателей используется отношение план/факт.

Какие системы обычно поддерживают контроль показателей

Для управления эффективностью компании осуществляют оптимизацию и автоматизацию бизнес процессов, внедряют CRM, SCM, EAM, PLM и ERP решения, которые также позволяют рассчитывать бизнес показатели KPI.

Для построения единой системы KPI организуют общее интеграционное взаимодействие между всеми информационными системами компании, либо внедряют специализированное программное обеспечение.

При этом нужно отметить, что информационных систем в компании обычно много, а осуществление и настройка между ними сквозных интеграционных информационных потоков – одна из важных, но и самых дорогостоящих задач.

Наиболее экономичным вариантом является внедрение дополнительного специализированного программного обеспечения с минимальной настройкой необходимого интеграционного взаимодействия.

В качестве примера рассмотрим специализированное программное обеспечение «ELMA KPI», что дает и зачем нужно.

Система предназначена для улучшения эффективности компании за счет внедрения и мониторинга реализации поставленных целей и задач.

Система поддерживает классический подход к разработке системы KPI по Нортону и Каплану:

Для каждого показателя определяется ответственный, шкала, значение по умолчанию, методы сбора и анализа значений, необходимость согласования, утверждения и контроля результатов работы, учет трудозатрат.

Преимущества использования :

Использование единой системы управления

Комплексное формирование целей и задач для всей компании с привязкой к показателям эффективности их реализации

Организация обратной связи по каждой задачи и каждому показателю

Наглядное представление статуса выполнения стратегических целей и задач с возможность детализации до уровня конкретного сотрудника

Использование готовых управленческих показателей, отчетов и диаграмм

Функциональные возможности :

Общая концепция по работе в системе ELMA KPI выглядит следующим образом:

Рассмотрим возможности системы :

Управление стратегическими целями компании


Управление мероприятиями


Формирование SMART задач


Управление показателями KPI


Управление матрицами эффективности


Управление оперативными задачами


Управление коммуникациями между сотрудниками – Коммуникатор


Управления работой с Клиентами


Календарь событий


Оценка


Мониторинг и отчетность

Потенциальные источники данных для расчета показателей KPI: базы данных, OLAP, CRM и BPM системы, различные конфигурации 1С: Предприятия, специализированные запросы с дополнительной бизнес логикой, email, результаты запускаемых и выполняемых задач, ввод вручную.

Управление стратегическими целями компании

Система позволяет управлять стратегическими целями в различных представлениях: табличном и графическом, что удобно для использования в различных управленческих отчетах.

Система позволяет осуществлять построение и мониторинг стратегических карт достижения целей. Цветовая индикация отображает статус выполнения цели:

Управление мероприятиями

Система позволяет отслеживать сроки, стоимость и статус планируемых мероприятий для достижения поставленных целей. По каждому мероприятия можно назначить SMART задачу.

Формирование SMART задач

Система позволяет формировать SMART задачи с привязкой к стратегическим целям и мероприятиям. Система поддерживает Work Flow по работе с задачами, по каждой задаче можно назначить Исполнителя, Согласующего и Контролирующего.

Управление показателями KPI

Содержит ряд встроенных KPI показателей:

Также Система позволяет формировать показатели в разрезе организационной структуры (с учетом замещений и отсутствия сотрудника), настраивать логику формирования показателей с учетом стратегических целей и задач компании, отслеживать динамику изменений и зависимость с другими показателями.

По каждому показателю предоставляется возможность добавления комментариев и уточнений по показателю.

Предоставляется возможность комплексно просматривать эффективность сотрудников:

Управление матрицами эффективности

Система позволяет создавать и использовать шаблоны матрицы эффективности с возможностью назначения комплекса показателей и SMART задач на группу сотрудников.

Управление оперативными задачами

Система позволяет назначать задачи, как по бизнес-процессам, так и по конкретным документам, как на конкретного исполнителя, так и на группу исполнителей.

Поддерживается WorkFlow по работе с задачами (возможность согласования/утверждения, назначения, исполнения и контроля исполнения задач).

Система автоматически считает выполненные и просроченные задачи.

Управление коммуникациями между сотрудниками

В качестве Коммуникатора между сотрудниками в системе используется Лента сообщений.

Управления работой с Клиентами

Система поддерживает часть функций CRM. Позволяет планировать коммуникации с Клиентами, осуществлять учет потенциальных контактов и Клиентов.

Оценка

Система поддерживает возможности по оценке деятельности сотрудников по KPI показателям.

Мониторинг и отчетность

Система поддерживает различные встроенные средства мониторинга, контроля и отчетности.

Панели управления по функционалу немного напоминают OLAP системы с их возможностью просмотра сводных отчетов и дальнейшей детализации при навигации на конкретные элементы графика. based on 5 ratings

Внедрение KPI позволяет сделать управление эффективностью сотрудников более эффективным. Практически любой руководитель компании согласится с тем, насколько важна правильная мотивация работников. Организация, в которой работники получают деньги только за то, что сидят в офисе с 9 до 18, никогда не станет успешной.

Что такое KPI?

KPI (ключевые показатели эффективности) – это оценка фактически достигнутых результатов. Она чаще всего используется для управления бизнес-процессами в различных областях. Разработка и внедрение системы KPI позволяет точно изменять эффективность и результативность производительности процессов бизнеса.

Разработка и последующее внедрение системы KPI в библиотеке вуза, в магазине и любых других местах выполняется с определенными целями:

• интеграция общих целей предприятия и личных целей работников;
• увеличение мотивации сотрудников, рост важных показателей работы;
• создание четкой схемы ближайших и далеких целей организации для последовательного их достижения.

BSC и KPI разработка и внедрение

BSC – это сбалансированная система показателей, которая может применяться в разных сферах. Разработка и внедрение системы выполняется в несколько этапов:

• составление плана с подробным описанием всех работ;
• описание необходимых ресурсов;
• разработка системы;
• внедрение новой системы и ее работа параллельно со старой;
• демонстрация сотрудникам преимуществ нового подхода.

Специалисты по разработке или внедрению KPI советуют придерживаться определенных правил:

• Минимального набора показателей должно быть достаточно для полноценного управления бизнес-процессами;
• Все показатели должны быть реально измеримы;
• Стоимость измерения не должна быть больше управленческого эффекта от применения данного показателя.

Эти правила актуальны и для внедрения KPI в работу библиотеки вуза, и для продаж, и для любых других сфер.

KPI разработка и внедрение используется для оценки различных показателей.

Виды ключевых показателей

В зависимости от сферы деятельности предприятия выбираются ключевые показатели эффективности. Примеры наиболее часто встречающихся KPI приведены в таблице ниже.

Разработка и внедрение KPI в ритейле

Использование системы KPI в розничной торговле давно показало свою эффективность. Разработка и последующее внедрение KPI в компании, которая занимается реализацией услуг либо товаров конечному потребителю, обеспечивает следующие преимущества:

• Мотивация продавцов. После разработки, тестирования, внедрения системы KPI эффективность работы персонала повышается минимум на 10%;
• Трансляция приоритетов предприятия, основных задач. Внедрение системы оценки эффективности позволит сотрудникам четко понимать, какие их действия помогут достичь важных для компании целей;
• Мониторинг эффективности. Для оценки производительности или эффективности работы предприятия удобно использовать BSC и KPI. Разработка и внедрение этих систем позволяет контролировать успешность работы организации, вовремя узнавать про возникающие проблем и устранять их;
• Привлечение, удержание хороших специалистов. Внедрение KPI на фирме позволяет добиться справедливой выплаты заработной платы: грамотные сотрудники, которые работают эффективно, получают больше;
• Превращение фонда оплаты труда в эффективный инструмент. Консультанты по внедрению KPI отмечают: фонд оплаты труда при использовании измеряемых показателей эффективности становится средством мотивации персонала, а не обычным источником расходов.

При грамотном выстраивании системы KPI все работники понимают, каким образом их обязанности влияют на достижение важнейших целей компании.

Внедрение KPI в организации: пример

Разработка и внедрение системы KPI в нашем материале будет рассматриваться на примерах работника техподдержки и менеджера по продажам.

Техподдержка

Работник технической поддержки должен консультировать реальных покупателей, помогать потенциальным клиентам. В данном случае набор возможных показателей эффективности сложно назвать широким. Работа специалиста оценивается на основании данных:

• число проведенных консультаций;
• качество обслуживания;
• удовлетворенность клиентов.

Продажи

Обязанность менеджера по продажам – непосредственное выполнение продаж, т.е. заключение договоров с клиентами. Разработка и внедрение KPI в ритейле может быть выполнено на основании таких показателей:

• количество новых покупателей;
• объем совершенных продаж;
• средняя сумма продажи;
• владение иностранным языком.

Универсальные системы KPI

Внедрение KPI в организации (пример приведен в данной статье) может выполняться без разработки индивидуальных оценок — с применением универсальных показателей.

Вид показателя	Что отражает KPI
Процессный	Результат выполнения процесса, обработка потребительских запросов, создание, вывод новых продуктов.
Клиентский	Удовлетворенность клиентов, взаимодействие с рынком сбыта, количество привлеченных покупателей
Финансовый	Внешнеэкономическое положение предприятия: уровень товорооборота и доходности, финансовые потоки.
Развития	Динамика развития компании: производительность работников, текучесть персонала, оплата труда, мотивация сотрудников.
Внешней среды	Колебания цен, уровень конкуренции, ценовая политика.

Обучающие видео по разработке и внедрению KPI

KPI-система – это система управления эффективностью сотрудников на предприятии. Сегодня руководители компаний всё больше осознают тот факт, что правильная мотивация работников компании способна дать весьма много. Чем дальше мировоззрение каждого отдельного сотрудника будет отстоять от советского принципа «Мне платят за то, что я сижу на рабочем месте до 18 часов», тем больше выгод получит предприятие. Прежде, чем перейти к внедрению KPI стоит разобраться с базовыми понятиями, определить цель и стратегию системы KPI и выбрать программное решение для автоматизации данной системы. Давайте остановимся подробнее на каждом из перечисленных выше этапов внедрения системы KPI в компании.

Что такое KPI?

KPI (Key Performance Indicator) – это количественно измеримый показатель эффективности достижения определенных целей или результатов. Для наглядности приведём виды KPI, широко используемых в управлении бизнес-процессами (BPM):

1. KPI производительности - характеризует соотношение полученных результатов к затраченному времени (например, количество продаж в месяц);
2. KPI эффективности - характеризует соотношение полученного результата к затратам ресурсов (например, ROI, целевая стоимость одной продажи).
3. KPI функционирования - позволяет оценить соответствие исполняемого бизнес-процесса требуемому алгоритму работ по его выполнению (например, полнота выполнения заявленных требований).

Поскольку показатели KPI дают представление о результатах и затратах, то они используются как элементы планирования, контроля деятельности по выполнению планов и мотивации сотрудников. При внедрении системы KPI фиксируются плановые и фактические значения выбранных показателей, руководителю становится ясно за что и как мотивировать сотрудников. А тем, в свою очередь, ясно, при каких условиях и какие вознаграждения можно ожидать.

Этапы внедрения системы KPI в компании

Цели и разработка стратегии

Система KPI подразумевает интеграцию глобальных целей компании и личных целей конкретных сотрудников. Её внедрение помогает достичь нескольких целей:

• Увеличить мотивацию сотрудников и рост основных показателей работы предприятия.
• Выстроить чёткую систему ближних и дальних целей компании, чтобы последовательно их достигать.

Начать желательно с того, чтобы чётко выстроить цели компании в иерархическом порядке, а затем поделить их на ближние и дальние. Самое большое внимание следует уделить этому пункту, иначе всё дальнейшее не имеет смысла. Затрачивать большие деньги и направлять усилия сотрудников на достижение неприоритетных целей – это очень провальная стратегия, которая принесёт только негативные результаты.

Выстраивание иерархии целей – работа не для одного человека и не на один день. Чем больше будет собрано и проработано информации, чем больше сотрудников и руководителей подразделений смогут высказаться по такому вопросу, тем больше вероятность, что список целей будет соответствовать внутренним возможностям и потребностям компании.

Подготовка сотрудников

Никак нельзя сказать, что система KPI может быть внедрена в деятельность компании легко и незаметно для персонала. Нет, обычно желание руководства её внедрить сталкивается если не с протестом работников, то по крайней мере с большим количеством вопросов.

Самые частые ошибки руководства на этом этапе:

• Отсутствие должного разъяснения сотрудникам, зачем нужна такая система. Если она вводится «по указке сверху», а мнение сотрудников не учитывается, то это худший пример мотивации при попытке внедрить как раз систему мотивации.
• Фактическое урезание зарплат.

Система мотивации предполагает, что не менее 25% дохода сотрудник получает за эффективность. При внедрении KPI показатели эффективности должны вырасти. Грамотное использование KPI предполагает дополнительные расходы компании на мотивационные надбавки.

Если же руководитель идёт по пути экономии, то сотрудник, который получал, условно говоря, ставку 10 000, после перехода на KPI будет получать ставку 7 500, а чтобы получить свои привычные 10 000, ему нужно показать чудеса эффективности.

Так лучше не делать, это сильнейший удар по мотивации, который даже может подтолкнуть сотрудника к поиску нового места работы.

Прежде чем внедрять KPI, очень рекомендуется подготовить к этому сотрудников, лучше всего постепенно. Если сотрудники пока не готовы, не помешает перенести внедрение данной системы, потому что хороший результат она принесёт только на почве благосклонности персонала к вносимым изменениям и понимания, зачем они нужны.

Выбор подходящих KPI

С тактической стороны система KPI сводится к контролю и учёту показателей работы каждого сотрудника, отдельных команд и компании в целом, после чего на основании этих данных рассчитываются вознаграждения сотрудников, оценивается необходимость реструктуризации и/или обновления планов компании.
Очень важно здесь составить грамотные формулы, в идеале предварительно добившись согласия каждого сотрудника получать вознаграждение с учётом этих формул. Показатели не должны быть размыты и не должно быть так, что на вознаграждение специалиста влияют показатели, на которые сам он влияет очень слабо. Выбор подходящих KPI, просто измеряемых и сбалансированных – один из ключевых факторов успеха внедрения системы KPI. В выборе личных KPI для сотрудников могут помочь доступные в интернете шаблоны матриц KPI, выбор групповых и общекорпоративных KPI стоит доверить ответственной группе сотрудников или обратиться к стороннему консультанту.

При правильном внедрении системы KPI ключевые показатели сотрудников растут, потому что каждый видит чёткую связь между ними и своим доходом.

Автоматизация системы KPI

Когда все вопросы перечисленные выше решены, самое время заняться автоматизацией продуманной системы KPI с использованием программного решения, которое способно:

• Упростить процесс планирования деятельности и выбора KPI для достижения ключевых целей компании.
• Собирать данные о фактических показателях эффективности из используемой CRM-системы.
• Сводить данные о плановых и фактических показателях в общую базу для дальнейшей обработки.
• Рассчитывать вознаграждения сотрудников.
• Формировать отчёты по эффективности отдельных сотрудников и подразделений.

Как выбрать программное решение для внедрения KPI

Многие компании были бы не против использовать автоматизированную систему KPI, но есть факторы, которые этому препятствуют:

• Не хватает времени на сбор статистики и подсчёт KPI.
• Не хочется затрачивать очень много денег на покупку и обслуживание программы автоматизации системы KPI.
• Сотрудники не горят желанием тратить время на изучение новых программ.
• Нет желания создавать IT-отдел или расширять существующий.

Всё это действительно тормозит внедрение KPI-систем. Из сложившейся ситуации, однако, можно найти выход, если использовать современные системы, построенные на принципах Low-code. Отличительной особенностью таких систем являются возможность быстрого старта и дальнейшей адаптации системы к требованиям бизнеса преимущественно силами людей бизнеса, без навыков программирования.

В чём достоинства Low-code систем?

• Быстрая адаптация под изменяющиеся нужды бизнеса без привлечения ИТ-специалистов
• Затраты на обслуживание минимальные
• Не требуют специального обучения
• Понятны и просты для сотрудников
• Доступны с мобильных устройств

– один из пионеров и лидеров российского рынка Low-code платформ для автоматизации KPI-систем и разработки бизнес-приложений для любых других задач бизнеса.

В качестве примера автоматизированных KPI-систем на базе Comindware Business Application Platform, которые уже используются на отечественных предприятиях для увеличения своих показателей и повышения мотивации сотрудников, можно ознакомиться с

Согласно мнению руководства сети ресторанов «Чайхона №1», использование платформы от Comindware для автоматизации KPI-системы сети ресторанов удалось достичь заметных результатов за непродолжительное время, что доказывает эффективность как самой стратегии KPI, так и ИТ-решения на базе Comindware Business Application Platform.

Вы можете оценить преимущества ИТ-решений для управления эффективностью сотрудников на базе Comindware Business Application Platform, заказав демо.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

Внедрение системы KPI – важный шаг для компании в направлении увеличения эффективности каждого сотрудника и предприятия в целом.

Западные компании давно применяют систему ключевых показателей для мотивации сотрудников, у нас же пока только крупные организации начинают постепенно внедрять подобный подход, и не всегда правильно.

Грамотно выстроенная система KPI позволяет самым лучшим образом настроить работу организации, всех ее отделов и каждого сотрудника в отдельности. Она позволяет:

• выяснить цели компании и донести их до сотрудников;
• мотивировать коллектив на достижение целей и качественное выполнение возложенных обязанностей;
• увеличить рост показателей предприятия в конечном итоге.

Но не нужно воспринимать KPI как панацею. Недостаточно просто «задать планку» для каждого сотрудника, привязать к этой планке оплату за труд, и наблюдать за тем, как сотрудники прыгают выше головы в погоне за премией. Внедрение KPI – это сложный и длительный процесс, который требует много времени и сил, как от руководителя, так и от сотрудников. Вся компания должна быть вовлечена в процесс разработки системы ключевых показателей – только так получится избежать эффекта «отторжения новизны», и максимально адекватного восприятия новой схемы работы.

KPI лучше всего вводить постепенно . Наблюдайте за реакцией своих сотрудников – если они относятся к этой идее негативно, лучше не спешить, а сначала провести обширную разъяснительную работу и обучение. Только в том случае, если персонал будет благосклонно относиться к изменениям, и будет понимать, зачем они нужны, она принесет хороший результат.

Определение ключевых показателей

Очень важно разработать такие KPI , которые будут соотноситься с главными целями вашей компании и будут реально достижимыми. То есть, такими, на которые может влиять сам сотрудник. Нет смысла ставить показатели, на которые человек никак не может повлиять – например, количество звонков с сайта для отдела продаж (для отслеживания подключите коллтрекинг ). Это KPI для маркетолога или SEO-специалиста.

Подумайте, какую роль играет сотрудник в вашей компании, и что вы хотите чтобы он выполнял лучше. Это и может стать вариантом KPI. У каждого сотрудника в компании должны быть свои показатели эффективности.

Для сотрудника отдела продаж это будут: количество исходящих звонков, размер среднего чека, заключенные сделки, количество отправленных КП.

KPI юриста – количество выигранных дел и сохраненных таким образом средств для компании.

Работу маркетолога можно оценивать по доле рынка, которую занимает предприятие, по количеству привлеченных клиентов и по ROI.

Для SEO-специалиста ключевыми показателями могут быть позиции сайта, ROI , количество заявок с сайта.

Разрабатывая KPI, очень важно грамотно прописать формулы расчета, разъяснить их, и согласовать с каждым сотрудником. Важно добиться понимания, за что конкретно, и как будет насчитываться заработная плата каждому сотруднику. Человек должен понимать, на что он может повлиять и как, чтобы заработать больше, и улучшить состояние дел в компании.

Внедрение системы ключевых показателей проходит в несколько этапов.

1. Разработка KPI в привязке к целям и общей стратегии компании.

На этом этапе нужно изначально определить общие цели компании. Это может быть выход в топ-10 компаний в своей нише в регионе, определенный оборот продаж, выход на международный рынок и другие. Когда вы определите цели, нужно разделить их на важные (приоритетные) и не приоритетные. Иначе вы можете направить усилия сотрудников не в то русло.

Привлекайте к созданию пирамиды целей начальников отделов и сотрудников. Чем больше людей вовлечено в процесс, тем лучше. Чем больше вы соберете информации, и если прислушаетесь ко мнению самих сотрудников – тем больше вероятность, что цели будут реальными, достижимыми.

Как пример возьмем отдел продаж в вашей компании. Обсудите с начальником отдела и сотрудниками, насколько реально поднять объем продаж на Х процентов. Для этого каждому сотруднику нужно увеличить средний чек на Х, и количество звонков клиентам. Определите конкретные числа, не оторванные от реальности – это и может стать KPI для сотрудников данного отдела.

2. Внедрение в процесс, объяснение сотрудникам.

Внедрение системы нужно начать именно с пояснения сотрудникам, зачем она нужна. Если просто внедрить ключевые показатели, по указанию сверху, можно натолкнуться на непонимание и отторжение данной системы. Если мнение сотрудников не учитывается, и их просто ставят перед фактом – создать сильный коллектив и достичь поставленных целей не получится.

Разрабатывая стратегию, вы уже должны принять во внимание пожелания сотрудников. Теперь останется постепенно вводить новую схему работы.

Каждого нового сотрудника при найме на работу нужно ознакомить с системой оценки эффективности его работы, объяснить, что стоит за каждым показателем.

3. Контроль.

Теперь возникает следующий вопрос: нужно как-то определять эффективность работы сотрудников, контролировать и вести учет ключевых показателей. Только так вы сможете справедливо оплачивать их работу. Придется считать и учитывать конкретные ключевые показатели: например, количество звонков в день для отдела продаж, количество единиц продукции для отдела производства и т.п. Поэтому нужно продумать и ввести систему отчетности, и автоматизировать процесс учета показателей.

Если у вас есть хороший IT-отдел, вы можете разработать свое решение для ведения отчетности на базе Excel.

Можно выбрать какой-то хороший трекер для командной работы – их на рынке огромное множество.

Идеальное решение должно:

• обеспечивать контроль работы каждого сотрудника;
• собирать данные в едином формате и сводить их в одну базу;
• помогать рассчитывать заработную плату.

4. Анализ эффективности и доработка.

Если вы все сделали правильно, то каждый сотрудник сможет отслеживать свои показатели и взаимосвязь между ними и заработной платой.

Анализируйте эффективность подчиненных. Правильно введенная система оценки ключевых показателей позволит вам не только подбивать итог в конце месяца или квартала – вы сможете увидеть несостыковки еще в самом процессе выполнения работ. Ваша задача как руководителя – вовремя выявлять такие проблемы и устранять их.

Если сотрудник показывает плохие результаты — это еще не повод увольнять его или лишать премии. Рассмотрите возможность повышения квалификации, обучения, дополнительного разъяснения системы работы в компании.

Также периодически вам нужно будет пересматривать ключевые показатели для каждого сотрудника. Можно делать это и каждый месяц, при расчете заработной платы. Некоторые из них могут стать неактуальны, некоторые могут потерять вес, или нужно будет пересмотреть количественные показатели. Вы можете поручить эту задачу сотруднику отдела кадров.

Обязательно давайте обратную связь. Сотрудник должен понимать, какие действия приводят к положительному результату, а какие – нет. Возможно, удастся разработать систему развития для каждого отдельного сотрудника.

Что точно вырисуется со временем – вы увидите, кто уже готов к повышению, а кому вообще не место в вашей компании.

Расчёт заработной платы с учётом KPI

Введение системы KPI обязательно должно влиять на порядок начисления заработной платы. Обычно используется следующая схема: заработная плата разделяется на оклад и бонусы. Оклад сотрудник получает в любом случае, неважно, достиг он ключевых показателей или нет. А вот количество денег в премиальной, бонусной части напрямую зависит от старания сотрудника, от того, скольких показателей он достиг или не достиг.

Распространенные ошибки при введении KPI и изменением расчета зарплаты :

• при введении KPI зарплата урезается. Если сотрудник получал 15 000 рублей, а после введения системы ключевых показателей его оклад упал до 10 000, а остальное нужно еще заработать – это слабо мотивирует человека не только работать, но и оставаться в вашей компании вообще. Потому прежде чем вводить систему KPI, нужно подумать над бюджетом – у вас должны быть заложены дополнительные средства для премирования сотрудников;
• незначительный размер премии, или наоборот, слишком маленьких оклад. В первом случае у сотрудника небольшая материальная мотивация работать достаточно хорошо, во втором – тоже, так как в случае не достижения показателей человек останется ни с чем. И это будет отпугивать от работы в вашей компании новых потенциальных сотрудников. Идеальное соотношение – 75% оклад и 25% премии.

Можете использовать для расчета формулу:

И всегда выполняйте свои обещания. Если человек заработал премию – он должен ее получить в любом случае.

Внедрение системы KPI – долгий и кропотливый процесс. Он требует не только времени, но и ресурсов – моральных, материальных. Зато уже в скором времени, после некоторого периода адаптации, вы увидите качественный и количественный рост своей компании. Сразу станет видно, какие сотрудники являются балластом, а те, кто хорошо выполняет свою работу, будут вознаграждены по заслугам. И самое главное – все будут понимать общую цель компании, и вносить свой вклад в ее достижение.