Основные задачи и функции отдела кадров на предприятии. Как работает отдел кадров

Распространено мнение, что некоторые работники любого предприятия имеют привилегии. К примеру, кадровую службу хают за бездеятельность. Мол, сидят на месте, пользы не приносят. Так ли на самом деле? Давайте рассмотрим, что входит в обязанности отдела кадров. Сможет ли с ними справиться человек ленивый и малограмотный.

Структура анализа

Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.

Подбор и расстановка персонала

Любое предприятие начинается далеко не с вешалки. Первый шаг – создание его структуры. На этом этапе составляется таблица специального образца, в которую заносят данные о нужных для производства специалистах, уровне их квалификации и количестве. Это важнейший документ, на который опираются в своей работе начальство, бухгалтерия, экономисты. Формирование его входит в обязанности отдела кадров. Когда документ подготовлен, выверен, утверждён, начинается подбор персонала. Для этого организуются собеседования или конкурсы. Кадровик обязан по результатам беседы сделать вывод о том, подходит ли человек для работы на предприятии или нет. Он оценивает уровень квалификации, моральные качества, коммуникабельность, инициативность и многое другое. На самом деле список критериев утверждается руководством организации. Он может быть достаточно широким. Инспектор отдела кадров доводит до начальства свои выводы и рекомендации. То уже принимает решение.

Документооборот

Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.

Трудовые книжки

Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.

Работа с персоналом

Большой блок деятельности данного структурного подразделения касается усовершенствования взаимодействия в коллективе. Подразумевается изучение деловых и личностных качеств работников. Составление характеристик. Анализ данных, на основании которого вносятся предложения о перераспределении обязанностей или персональном переводе человека на иное место. Кроме того, кадровики занимаются организацией по вопросам повышения квалификации тружеников. В эту работ входит учет, план учебы, направление на курсы или приглашение лекторов и контроль. Работа, сами понимаете скрупулезная и сложная. Ведь инспектор отдела кадров, ею занимающийся, обязан с каждым поговорить, убедить, иной раз и заставить делать то, что необходимо.

Обязанности начальника отдела кадров

Руководитель структурного подразделения распределяет обязанности между работниками и контролирует их выполнение. Он является лидером и самым квалифицированным специалистом одновременно. Естественно, этот человек обязан знать всю структуру работы, понимать, что и зачем делается. В процессе контроля он делает замечания работникам, подсказывает, обучает. За результат деятельности отдела он несет персональную ответственность. То есть ошибка специалиста ударяет и по репутации (и кошельку) начальника. Руководитель отдела визирует все документы, проверяет законность их составления. Кроме того, в его обязанности входит формирование стратегии кадровой работы на предприятии.

Поощрение и наказание

Данные меры дисциплинарного влияния документально формируются в отделе кадров. То есть, на плечи специалистов ложится работа по расследованию проступков, их правильному оформлению, доведению до сведения работника. Меры дисциплинарного взыскания – дело очень сложное. Просто начальнику предприятия сказать слово «выговор». А вот так его оформить, чтобы никакой суд не отменил сложно. Для этого необходимы специальные знания. В бумагах такого толка множество тонкостей. Если вы думаете, что с поощрениями легче, то ошибаетесь. Отдел готовит наградные документы. Для каждого вида поощрения есть собственные ограничивающие условия. Все их необходимо знать до тонкостей, чтобы подсказать руководителю, какая награда «пройдет» ценз, а в какой откажут.

Документы отдела кадров

Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

• Увольнение за прогул: спорные моменты

  Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...

• Обходной лист: практика применения

  Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...

• Как совместителя сделать основным работником?

  Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...

06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...

• Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

  В действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи... в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи...

• Если в компании нет специалиста по охране труда

  С одной стороны, и специалист отдела кадров Петрова Анна Петровна, именуемая в... 23 октября 2017 года специалист отдела кадров Анна Петровна Петрова выполняет обязанности... . Иванов С приказом ознакомлена: Специалист отдела кадров Петрова, 19.10.2017 А...

• Что меняется в оформлении трудовых книжек

  Такой: « Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации) », как на примере... можно получить, написав заявление в отдел кадров организации. Выдать ксерокопию может бухгалтер...

Название говорит само за себя: здесь ведется работа с кадрами, персоналом. Сотрудники занимаются формированием штата предприятия. Отдел кадров должен обеспечить организацию соответствующими специалистами, и в этих целях составляет штатное расписание. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации. В современном мире последние процедуры стали актуальными и применяются в большинстве крупных компаний. Но мало принять человека на работу. Найм, увольнение, перемещение любого сотрудника должны быть документально оформлены, в соответствии с законодательством страны. За правильностью кадров ой документации следят еще и контролирующие органы в сфере труда. Для каждой должности должны быть прописаны должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, а также технологические или производственные. Все они заверяются руководителями, отдел кадров следит за ознакомлением с ними сотрудников, ведет журналы учета инструктажа.Оплата труда – один из мотивирующих факторов в работе по найму. Современные отделы кадров имеют специалистов и по внедрению систем мотивации труда. Но основная задача отдела - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации. Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы, а также может выступать доверенным лицом при получении документов из этих организаций. В зависимости от размеров организации, функционал отдела кадров может дополняться и другими функциями, например, организаторскими. В идеале отдел должен обеспечить не только правильный документооборот компании, но и успешность ее дел с помощью грамотной кадров ой политики. Повышая управляемость, мотивацию и сплоченность сотрудников, эта структурная единица позволяет многим компаниям снижать текучесть кадров и расходы на подбор персонала.

Функции кадровой службы, организованной на динамично и успешно развивающемся предприятии, значительно отличаются от тех, что выполняют отделы кадров, работающие традиционными методами, использовавшимися еще на советских предприятиях. Вести отдел кадров современными методами значит охватить все стадии кадрового цикла – от поиска и приема на работу новых сотрудников, до увольнения или отправки их на пенсию.

Инструкция

С учетом российской специфики, один сотрудник отдела кадров должен приходиться на 100-150 человек. Разберитесь с необходимым штатным количеством кадровой службы и затем распределите обязанности по группам или отдельным сотрудникам.

Сотрудник или группа подбора персонала должны заниматься разработкой методологии приема на работу, составлением квалификационных требований к соискателям и инструкций по подбору персонала. В функции группы также входит сотрудничества с рекрутинговыми агентствами и использования других альтернативных источников поиска персонала. Сотрудники группы должны производить набор, тестирование и отбор кандидатов, их предварительную ориентацию, а также вести базу данных потенциального кадрового резерва.

В функции работников отдела кадров должны входить традиционные обязанности: ведение кадрового делопроизводства, разработка инструктивного материала по методике и процедурам работы с кадрами, сбор статистических сведений. Кроме этого, они должны разрабатывать формы кадрового документооборота и оформлять кадровые решения в форме приказов и распоряжений.

Отдельным направлением работы отдела кадров должно быть осуществление контрольных функций. Это проверки исполнения подразделениями предприятия и его сотрудниками своих функций и обязанностей, регламентируемых положениями об отделах и должностными инструкциями. К этому же направлению деятельности можно отнести курирование прохождения испытательного срока, мероприятия по адаптации новичков, проведение аттестаций и планирование карьеры персонала компании.

Современный отдел кадров должен заниматься и профессиональным развитием сотрудников. Эта работа включает в себя разработку и внедрение программ профессиональной подготовки, планирование и организацию обучения, повышения квалификации, стажировок. Сюда же относится взаимодействие с вузами, другими учебными заведениями и центрами.

Кадровая служба, конечно, должна курировать вопросы труда и заработной платы. К ним относится проведение маркетинговых исследований по имеющимся нормирования труда, тарификация работ, разработка системы оплаты труда, льгот и компенсаций, а также ее актуализация и корректировка. Сотрудники службы, занимающиеся этими вопросами, также должны начислять и выдавать заработную плату, вести учет затрат на персонал и вложенных в него инвестиций.

В отдельное направление также должны быть выделены вопросы:- по охране труда, разработке и реализации мероприятий по ее обеспечению;- разработки и реализации социальных программ;- юридического обеспечения трудовых процессов.

Руководители организаций, имеющие в штате сотрудников, должны вести дела по кадрам . Согласно Трудовому кодексу, каждое предприятие обязано оформлять локальные нормативные акты. Некоторые работодатели принимают на работу сотрудников, осуществляющих учет и оформление персонала.

Инструкция

Вы как руководитель организации должны оформить и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка. Здесь прописывается режим рабочего времени и время отдыха. В локальном документе указывается порядок приема и увольнения сотрудников, обязанности и ответственность сторон. При составлении документа ссылайтесь на Трудовой кодекс.

Оформите Положение о защите персональных данных сотрудников и работодателя. Здесь пропишите порядок получения, обработки и хранение конфиденциальной информации. В локальном акте указывается и мера ответственности каждой из сторон. При составлении ссылайтесь на главу 14 Трудового кодекса.

Оформите график отпусков, составляйте его в середине декабря, то есть до наступления нового календарного года. Он имеет унифицированную форму №Т-7. Утверждается руководителем организации.

Если на вашем предприятии используется работа, составьте график сменности. Разрабатывает и утверждает его руководитель организации за месяц до вступления нормативного документа в силу. Если в отношении сотрудников применяется сдельная оплата труда, оформите положение о нормировании труда и о нормах выработки.

Помимо вышеперечисленных обязательных документов вы можете оформить положение о структурных подразделениях и должностные инструкции. Утверждаются они руководителем организации и подписываются сотрудниками.

Также вы обязаны заключать с сотрудниками трудовые договора. Оформляйте на них личные карточки и дела, которые хранятся в отделе кадров. Помимо этого составляйте распорядительные документы (приказы) на своих работников, вносите сведения в трудовые книжки.

Видео по теме

Кадровая работа является комплексом организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника. Обязанности и структура отдела кадров можгут быть различными в зависимости от вида деятельности компании. Оформление кадровых документов возлагается на специалиста, уполномоченного на это руководителем или бухгалтерией.

Инструкция

Заведите отдельную тетрадь. В ней вы будете вести учет личного состава и документации. Вносите данные о вновь принятых, уволенных работниках, сюда же можете вложить график отпусков. Еще один журнал можно отвести под инструктаж, контроль соблюдения дисциплины труда.

Контролируйте мероприятия по повышению квалификации работников. Своевременно проводите аттестацию. Обязательно формируйте кадровый резерв, записывайте данные специалистов, которые к вам обращаются по поводу работы. В некоторых случаях такие данные могут очень пригодится. Соблюдайте трудовые и социальные права работников, следите, чтобы оплачивались больничные листы, отпуск, основной отпуск предоставлялся в соответствии с графиком, заключаемым и утверждаемым руководством в начале года. Вовремя предупреждайте конфликты в коллективе, проверяйте нагрузку каждого работника.

Разработайте штатное расписание. Храните его в легкодоступном месте, чтобы при необходимости несложно было воспользоваться. В сейф уберите личные дела работников, их трудовые книжки. Попросите печать организации, на отдел кадров возлагается обязанность по выдаче справок и копий документов. Для оформления командировок понадобятся соответствующие удостоверения.

Подготавливайте сведения для поощрения работников, купите бланки грамот, организуйте, привлекая бухгалтерию, материальное поощрение особо отличившихся коллег. Вам будет необходимо привлекать работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

Выполняйте запросы о трудовом стаже работников, ведите статистику, организуйте табельный учет. Необходимо контролировать отправление данных в налоговую службу, пенсионную организацию. Обеспечивайте коллег страховыми полисами.

Позаботьтесь о своем внешнем виде. От того, как вас воспримет респондент, зависит львиная доля успеха. Помните, что встречают по одежке.

Покажите, что вы профессионал – запаситесь блокнотом и двумя ручками, используйте диктофон и фотоаппарат. Захватите с собой флешку – вдруг ваш собеседник захочет что-то передать вам в электронном виде, например фотографии или отчеты.

Не стесняйтесь задавать вопросы, даже если они, по-вашему мнению, глупые. Глупыми вашему собеседнику они не покажутся. А вот вы будете выглядеть глупо, если что-то нафантазируете от себя в интервью и потом выдадите за слова респондента.

Записывайте все факты. Все услышанные цифры, даты, имена – всё необходимо записывать в блокнот. При необходимости переспрашивайте.

Внимательно слушайте собеседника. Не пытайтесь записать всё подряд, что он скажет. Уловите основную мысль и запишите тезисно. Если потребуется более подробный ответ, расшифруйте его речь с диктофона.

Соблюдайте вежливость и правила этикета, особенно если ваш собеседник старше вас по возрасту или социальному положению. Как правило люди старой закалки относятся к таким моментам более щепетильно.

Отключите на время интервью сотовый телефон, но не просите сделать то же самое вашего собеседника. Но если вашу беседу слишком часто прерывают звонками, можете на это намекнуть. Большинство интервьюируемых сами испытывают неловкость за такие отвлечения и сами отключают телефоны.

Не забудьте обменяться контактными данными. Вам наверняка понадобится что-то уточнить или чем-то поинтересоваться, а также, конечно, согласовать материал.

Видео по теме

В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Есть даже теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник – это как раз данное подразделение.

Что входит в функции и задачи отдела кадров предприятия?

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• определение потребности компании в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;
• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
• подготовка штатного расписания предприятия;
• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
• комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
• организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;
• подготовка планов повышения квалификации трудящихся.

Структура и взаимоотношения отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности. Решение о создании либо ликвидации структурных подразделений самого отдела кадров принимает начальник отдела, он же утверждает положения о совместной работе подразделений.

Для эффективного выполнения своих функций кадровая служба должна постоянно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

• с бухгалтерией решаются вопросы оплаты труда, туда же представляются документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников;
• юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку;
• по кадровым вопросам отдел постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к самым серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом, это ведет к снижению эффективности работы всей компании.

Квалифицированный сотрудник отдела кадров напоминает семейного доктора, в спектр обязанностей которого входит решения множества важных вопросов. Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом. Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере. Только опытный кадровик сможет вовремя определить, подходит ли конкретный работник для занимаемой им должности, и подскажет, куда можно перевести такого сотрудника. Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника.

Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?

Общие аспекты

Основные принципы кадровой политики:

• направленность на выполнение требований законодательства труда;
• учет потребностей предприятия в сотрудниках;
• обеспечение условиями для качественной работы;
• поиск сотрудников.

Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается , отбирается персонал.

Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.

Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:

Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:

• выяснить количество сотрудников;
• распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
• на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
• подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
• провести обучение персонала кадровой службы.

Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в .

Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.

Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.

Что это такое

Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.

Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.

Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.

Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.

Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:

Выполняемые функции

В обязанности кадровой службы входит:

• разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
• оформление , их , на другую должность;
• ведение учета личного состава;
• ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
• ведение прочей документации;
• создание условий для работы;
• предложения по улучшению деятельности организации;
• подготовка документов и отчетностей для комиссий;
• контроль и проведение инструктажа сотрудников;
• принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
• ведение контроля за дисциплиной на производстве.

При выборе задач учитываются:

• размеры предприятия;
• направление деятельности;
• цели;
• на какой стадии находится развитие организации;
• численность сотрудников.

Нормативная база

Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.

Правовая база:

В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс.
2. Гражданский Кодекс, 2 часть.
3. Административный Кодекс.

Особенности работы в отделе кадров в 2019 году

Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.

Действие Положения (образец)

Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.

Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

Требования к оформлению:

• заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
• название организации;
• наименование документа, дату и место его оформления;
• разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.

В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.

Каковы обязанности (номенклатура дел)

Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.

Используется для:

• установления единого порядка для формирования дел;
• учетного обеспечения;
• быстрого поиска документации;
• установления срока хранения дела.

Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.

Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.

Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.

Номенклатуры подразделяют на следующие виды:

При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».

Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.

Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.

Какие должности имеются (структура)

На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.

Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.

В обязанности инспектора кадров входят:

• формирование личных дел сотрудников;
• оформление приказов;
• , их заполнение;
• работа с документацией;
• оформление больничных листов;
• ведение контроля по дисциплине.

В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:

• организация труда;
• подбор сотрудников;
• переквалификация персонала;
• планирование продвижения;
• аттестация;
• охрана труда.

Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.

Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:

• разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
• проводить аттестацию;
• анализировать условия производственной деятельности.

К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.

Составление плана работы

Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.

План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:

Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:

Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.

Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.

Какие документы должны быть

Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из: